Behind The Scenes: Con-Vorbereitungen

Wir haben uns dieses Jahr vorgenommen, auf verschiedene Veranstaltungen zu fahren, um dort den ivfsf e.V. als Verband zu repräsentieren. Dieser Blogpost bietet einen Blick „Behind The Scenes: Con-Vorbereitungen“ für interessierte Leser*innen.

Bezüglich der Veranstaltungen gibt es übrigens auch eine sehr gute Übersicht aller Events im Forum, die dankenswerterweise von Carsten gepflegt wird. Viel Liebe an dieser Stelle dafür.

Nun könnten wir ja einfach vor Ort sein und „Präsenz zeigen“… Aber funktioniert das? Vor allem: liefert es einen Mehrwert für die Teilnehmenden oder die Orga? Für das Event selbst? Diese Frage mag sich jede/r gern selbst beantworten, sie ist eher rhetorischer Natur und eine sinnvolle Antwort darauf hängt -wie so oft- von einer großen Anzahl von Faktoren ab.

Mehrwert durch Anwesenhenheit?

Persönlich bin ich ein großer Freund davon, Dinge einfach mal auszuprobieren. „Einfach mal machen!“ Daraus lernen und dann nach den eigenen Möglichkeiten anpassen. So können wir uns iterativ verbessern und unser Angebot optimieren.

Die bloße Anwesenheit auf einer Messe oder Con erzeugt zwar durchaus auch einen Mehrwert, denn ohne Teilnehmende, Ausstellende, Handelnde etc. würde ein Event gar nicht stattfinden (können). Wir allerdings möchten aktiv dazu beitragen und haben uns im Vorfeld eine Reihe von Aktionen überlegt, die wir angehen können. Vielleicht nicht alle dieses Mal, aber Zug um Zug und dann mit dem weitermachen, was gut funktioniert.

Folgende Aktionen und Ideen sind uns dabei eingefallen (*):

• Menschen über den ivfsf e.V. und seine Ziele informieren (logisch).
• Teilnehmende befragen (mittels Fragenkatalog), warum sie heute hier sind, welche Themen sie (besonders) interessieren (z.B. Rollenspiel, Autor*innen-Lesungen, Cosplay usw.), ob sie aktiv in einem der vorgenannten Bereiche aktiv sind – Fragen und Antworten filmen wir dabei und veröffentlichen diese im Einverständnis mit der gefilmten Person in einer Art „Con-Reel“ im Anschluss oder live vom Event.
• Teilnehmende zur Teilnahme an einem Quiz einladen (inkl. Preisen).
• Interviews mit Teilnehmenden vor Ort, Möglichkeit für Ausstellende, sich vorzustellen. Auch dies wird gefilmt und ggf. live gestreamt.
• Ein Live-Broadcasting-Studio vor Ort (ist im Entstehen, im Hinblick auf die Hardware sind wir aufgrund privater Ausstattung gut aufgestellt).
• Mittels Greenscreens Teilnehmenden die Möglichkeit bieten, von sich Fotos in einem Fantasy oder Sci-fi Kontext machen zu lassen. Diese schicken wir den Personen dann direkt vor Ort per E-Mail zu und nutzen die E-Mail einmalig nach dem Event, um sie über den Nachbericht zu informieren und um Unterstützung zu bitten (z.B., unseren Newsletter zu abonnieren).

(*) Diese Liste ist natürlich nicht vollständig und wird von uns laufend und nach Bedarf geändert und ergänzt. Gern auch mit euren Ideen!

Eine Maßnahme in der Detailbetrachtung

Die letzte Option möchte ich hierbei etwas näher vorstellen, da wir als Feedback von der Andere-Welten-Orga auf die Vorstellung unserer Idee folgende Antwort erhielten:

Sowas in der Art wollten wir eigentlich eh gern haben, haben uns dann aber gedacht, dass die Leute die Fotos meist gleich auf ihrem Smartphone haben wollen.
Aber umso besser, wenn ihr das anbietet, schauen wir, wie es ankommt.
Dann verlege ich euren Stand vom 1. Stock ins Erdgeschoss, die Sturmtruppler können nämlich keine Treppen laufen 😊

Bis dann, ich freu mich auf euch!

Auszug Mail-Verkehr mit Andere-Welten-Orga

Nicht nur, dass wir einen Bedarf der Orga erfüllen, wir bekommen als Folge des Angebots einen besseren Platz vor Ort zugewiesen. Der Mehraufwand hat sich also für uns und unser Mitglied Heiner (wir haben mit Galactic Developments einen Gemeinschaftsstand), direkt gelohnt.

Gleichzeitig erfahren wir ein Stück Wertschätzung für unsere Arbeit und hoffen, diese direkt durch unsere Teilnahme zurückgeben zu können.

Im Detail sieht es so aus, dass wir einen Teil des mobilen Studios aufbauen, eine Kamera vor den Greenscreen positionieren und am Stand mittels Aufstellern und Handouts auf den Service aufmerksam machen. Teilnehmende können sich dann auf einem iPad (und alternativ auf einem Print) einen Hintergrund aussuchen und sich davor filmen lassen. Dies kann solo sein oder mit jemandem, zum Beispiel mit Mitgliedern der ebenfalls anwesenden 501st Legion – German Garrison.

Die gezeigten Fotos sind natürlich nur Testaufnahmen, mit denen wir das Konzept zeigen wollten.

Wir sind nun problemlos in der Lage, für jede Con oder Messe ein entsprechendes Overlay zu erstellen und zu nutzen. Da wir die digitalen Aufnahmen direkt den Teilnehmenden per E-Mail zusenden, können diese dann auch über Social Media geteilt werden und verschaffen so dem Event und uns eine zusätzliche Reichweite.

Ebenfalls nutzen wir die E-Mail-Adressen einmalig zur Zusendung eines Nachberichts. Also eine Info über unsere Arbeit, verbunden mit der Bitte, unseren Newsletter zu abonnieren.

Zwischenfazit zu Behind The Scenes: Con-Vorbereitungen

Wir sind auf jeden Fall ein Stück weit hyped und freuen uns auf die morgige Con und auch alle anderen, die da folgen (MetropolCon, NordCon, DreieichCon etc.).

Nach der Con aktualisieren wir diesen Artikel und/oder schreiben einen Con-Bericht mit unseren Erfahrungen.

Was sind denn eure Gedanken zu unseren Ideen/Aktionen? Fallen euch weitere ein? Findet ihr irgendetwas besonders gelungen oder habt Verbesserungsvorschläge? Schreibt euer Feedback und eure Gedanken gern in die Kommentare.