Ergebnisse des ivfsf-Vorstands-Treffens

Am Wochenende um den 21.01.23 haben sich Sascha, Anna-Sophie, Konstantin und Oliver aus dem ivfsf-Vorstand zu einer Klausur-Tagung im „Loft zum Alten Bahnhof“ getroffen und in diesem Beitrag könnt ihr die Ergebnisse des ivfsf-Vorstands-Treffens erfahren.

Wir haben das Wochenende genutzt, um uns (noch) besser kennenzulernen und bis in die Nächte über Ideen und Plänen gesessen, Spaß gehabt, gemeinsam gegessen und -auch- eine gute Zeit miteinander verbracht.

Ein paar Schnappschüsse vom Wochenende könnt ihr hier bei uns im Forum sehen. Toll wäre es, wenn ihr die Gelegenheit gleich nutzt, um euch dort einen Account anzulegen!

Sascha und Anna-Sophie sind schon Freitag Abend angereist und Konstantin kam am Samstag Vormittag dazu, so dass wir zu dritt schon mal etwas vorplanen und dann Samstag/Sonntag konzentriert arbeiten konnten. Dominik konnte aufgrund der langen Anreise und seiner gerade fordernden Projekte nicht persönlich dabei sein.

Konstantin hat das Orga-Szepter in die Hand genommen und uns strukturiert, klar und energisch durch Vor- und Nachmittag geführt und uns für den Abend, an dem er wieder nach Hause gefahren ist, mit ein paar Diskussionspunkten versorgt.

Samstag Vormittag stand im Zeichen von Struktur und Organisation

Wir haben intern besprochen, in welcher Struktur wir künftig unsere Daten verarbeiten und unsere Arbeit organisieren. Hierfür nutzen wir primär Trello und Milanote, aber natürlich auch Whatsapp, E-Mail und eine Vereinsverwaltungs-Software von Buhl.

Anschließend haben wir Rollen und Verantwortlichkeiten benannt und unter uns aufgeteilt:

• Oliver übernimmt nach einstimmiger Wahl den Vorstandsvorsitz, die externe Kommunikation und ist Ansprechpartner für die Academy.
• Konstantin übernimmt Struktur und Organisation und ist unser Schatzmeister – alles was mit Geld zu tun hat, läuft dann also über ihn.
• Sascha übernimmt die Verwaltung unserer Projekte, der Thementalks und OVT.
• Anna-Sophie übernimmt die interne Kommunikation und das Community Management und ist Ansprechpartnerin für allgemeine Fragen, Sorgen und Nöte.

Die verschiedenen Social-Media Plattformen, insgesamt haben wir hier fast 20 Kanäle, haben wir unter uns aufgeteilt, um diese möglichst effektiv und zeitnah bespielen zu können. Einzelne Plattformen geben wir in Teilen auch in die Verantwortlichkeit von Mitgliedern ab. Hier sind wir nach wie vor auf eure Mithilfe und Inspiration angewiesen! Meldet euch gern bei Anna-Sophie, wenn ihr Ideen für Inhalte habt oder mal einen Take-Over einer Plattform übernehmen möchtet.

Einen Vorschlag für eine konkrete Content Strategie, die dann übergreifend für alle Dienste und Plattformen genutzt werden soll, werden Anna-Sophie und Oliver Anfang Februar erstellen und dann im erweiterten Kreis vorstellen.

Der ivfsf soll 2023 größer und noch besser werden

Hierfür haben wir unsere Ziele im Einklang mit unserer Satzung konkretisiert:

• Wir wollen mehr werden! Wir wollen Mitglieder gewinnen.
• Wir wollen unsere Website relaunchen, um mehr Services anzubieten und unsere Angebote einfacher und noch besser verständlich vorzustellen.
• Die ivfsf Academy soll spätestens zum zweiten Quartal 2023 starten.
• Wir wollen Präsenzveranstaltungen sowie weiterhin TTs und OVTs anbieten.
• Wir werden uns an fremden Events und Event-Formaten beteiligen und neue eigene entwickeln.

Was haben wir konkret geplant und was davon können wir jetzt schon vorstellen?

Regelmäßig stattfinden wird der OVT, nach wie vor immer am 3. Donnerstag eines Monats. Unregelmäßig stattfindende Thementalks kommen hinzu, je nach Bedarf und Verfügbarkeit von Themen und Teilnehmenden.

Speziell bei den Thementalks sind wir wieder auch auf euch angewiesen! Wir wollen mit euch ins Gespräch kommen und interessieren uns für eure Themen. Wir bieten unseren Mitgliedern gerne einen Rahmen und unterstützen euch in euren Projekten.

Unterstützung heißt dabei, dass wir unsere wachsende Reichweite und die Kanäle des ivfsf nutzen können und wollen, um die Projekte unserer Mitglieder an die Öffentlichkeit heranzutragen. In welcher Form dies im Einzelfall passend ist, müssen wir gemeinsam entscheiden. Sprecht uns also an, meldet euch bei Anna-Sophie und wir schmieden Pläne, euch zu unterstützen!

Wir wollen monatlich sog. Clinics zu verschiedenen Themenbereichen (Design, Content-Creation, Weltenbau, kreatives Schreiben, Hardware-Fragen für Streaming uvm.) anbieten. Wir stellen uns das als einstündige Live-Sessions in Whereby vor, wo eine bestimmte Person den Teilnehmenden mit ihrer jeweiligen Expertise für eine Zeitstunde (+/-) kostenfrei Rede und Antwort steht.

Klassisch bekannt ist das Format als „SEO-Clinic“, wo Suchmaschinen-Expert*innen teilnehmenden Website-Betreibenden Tipps und Hilfestellung zur Verbesserung ihres Website-Rankings geben. Wir wollen dieses Format aber für viele Bereiche (s.o.) nutzen und sind gespannt, wie es angenommen wird.

Im Zuge der aktuellen Ereignisse um sog. Swatting (z.B. werden anonym en Masse Lieferdienste an eine Adresse bestellt, die aus dem Impressum einer beliebigen Website entnommen wurde) planen wir Mitgliedern einen Impressums-Service anzubieten. Wie und ob das realistisch machbar ist, prüfen wir im Nachgang zu unserem ivfsf-Vorstands-Treffen. Sobald es da etwas zu berichten gibt, werden wir es sicher mitteilen.

Wir werden in Kürze ein DSGVO-Tool als WP-Plugin für die Websites* unserer Mitglieder anbieten, welches als Single Install (also für nur eine Website) schon einen Produktpreis von 39 EUR aufruft. Diese Leistung ist im Mitgliedsbeitrag enthalten (auch in den 30 EUR Mitgliedschaften). Näheres auch dazu, wenn wir das unter Dach und Fach haben.
* Nur Websites, die mit WordPress betrieben werden, können davon profitieren.

Überblick über die Fantasy- und Rollenspiel-Szene auf Twitch

Den Samstag Abend haben wir u.a. damit verbracht, uns einen Überblick über die deutsche Fantasy- und primär Rollenspiel-Szene auf Twitch zu verschaffen. Auch, weil wir Twitch natürlich als eine Plattform sehen, in der wir perspektivisch aktiv werden möchten.

Beispiel für den Umgang mit externen Anfragen

Ebenso haben wir auf eine Anfrage einer Autorin hin recherchiert und gebrainstormed, wie wir ihr bei ihrem Anliegen helfen können und welche Möglichkeiten zur Unterstützung wir für sie sehen.

Zu dritt per Telefon haben wir uns am Sonntag eine gute halbe Stunde mit ihr ausgetauscht, und ihr mitgeteilt, was wir bereits am Vorabend besprochen haben. Ihre Reaktion fassen wir in einem Screenshot unserer anschließenden Facebook-Kommunikation zusammen:

Unterstützung für den „March 4 Kids“

Im OVT im Januar hatte uns Manni, der Ehemann unseres Mitglieds Cassandra, von ihrem Vorhaben berichtet, den März unter ein Motto, „March 4 Kids“, zu stellen und mit der Unterstützung vieler Personen und Institutionen aus der deutschsprachigen Fantasy- und Sci-fi-Szene ein Fundraising für das Ronald McDonald Haus in Lübeck durchzuführen.

Wir werden den March 4 Kids unterstützen. Das Thema ist jedoch komplex und würde den Bericht sprengen. Es bekommt daher einen eigenen Artikel.

Fazit

Natürlich können wir nicht jedes Detail wiedergeben. Das hat nichts damit zu tun, dass wir nicht transparent sein möchten, sondern schlichtweg damit, dass nicht alles super interessant war. Oder schon spruchreif ist. Bitte bedenkt: wir machen das auch ehrenamtlich in unserer Freizeit.

Daher erneut die Bitte und der Aufruf: Helft uns, noch besser zu werden! Nutzt unsere Kanäle wie Discord und das Forum, um Inhalte zu teilen und zu diskutieren. Gern könnt ihr euer Feedback hier als Kommentar hinterlassen oder im Forum den bereits verlinkten Thread dafür nutzen.